Biztos benne, hogy jól járt el álláshirdetésének megfogalmazásakor? Tudja, hogy meddig tárolhatók a benyújtott önéletrajzok?
A feladott álláshirdetések, a munkaerő-kiválasztási folyamat nyújt először képet a vállalkozásról a leendő munkavállalók számára. A pozitív első benyomás kialakítása érdekében fontos körültekintően eljárnunk a toborzás során.
Tipikus hibák a gyakorlatban:
- anonim álláshirdetések feladása;
- saját állásportálon például családi állapotra, sportolási tevékenységre, hobbira vonatkozó kérdés;
- lakcím adat bekérése a munkába járás költségeinek meghatározása céljából;
- hatósági erkölcsi bizonyítvány másolatának bekérése;
- képzettségről, végzettségről, nyelvismeretről szóló bizonyítvány másolatok bekérése;
- közösségi portálon közzétett adatok ellenőrzésének hibás eljárása;
- benyújtott pályázatokra nem érkezik válasz a jelentkezőnek.
Munkáltatóknak tájékoztatást kell nyújtania a pályázóknak az adatok kezelését megelőzően:
- Adatkezelő nevéről, elérhetőségeiről. Az anonim álláshirdetés nem megfelelő, nem tudja a leendő munkavállaló, hogy kihez nyújtja be a jelentkezését, így pályázati anyagát sem tudja megfelelően elkészíteni, illetve nem tud felkészülni az állásinterjúra. A pályázók információs önrendelkezési joga tájékoztatást kapni még az adatkezelést megelőzően az adatkezelő kilétéről, joguk van tudomást szerezni arról, hogy kivel szemben érvényesíthetik a GDPR-ban foglalt jogaikat.
- A bekért személyes adatok köréről. Kizárólag olyan személyes adatok kérhetőek be, amelyek annak eldöntéséhez szükségesek, hogy a pályázó alkalmas-e a meghirdetett munkakör betöltésére. Családi állapotra, sportolási tevékenységre, hobbira, lakcím adatra vonatkozó adatok általában nem relevánsak a munkaerő-kiválasztási folyamatban. Az Európai Adatvédelmi Testület véleménye segítséget nyújt az adatok minimalizálásához: https://www.naih.hu/files/wp249_hu_munkahelyi_adatkezelesek.pdf.
A hatósági erkölcsi bizonyítványok kezelése kapcsán a NAIH álláspontja, hogy amennyiben adatkezelő nem rendelkezik jogszabályi felhatalmazással az erkölcsi bizonyítványok bekérésére, érdekmérlegelési teszt keretében állapíthatja meg, hogy a bizonyítvány bekéréséhez magasabb rendű jogos érdeke fűződik, mint a jelentkezők személyes adatok védelméhez való joga. A munkáltató e szabály szerint hívhatja fel a pályázókat az erkölcsi bizonyítvány bemutatására, azonban ez esetben sem kérheti az erkölcsi bizonyítvány másolatát, azt nem tárolhatja még eredeti formájában sem. Az idézett állásfoglalás kifejti, hogy az eredeti okiratról készült másolat nem rendelkezik bizonyító erővel, nem alkalmas a benne szerepelő adatok bizonyítására, így ezen analógia mentén a célhoz kötött adatkezelés elvére való figyelemmel a képzettségről, végzettségről, nyelvismeretről szóló bizonyítvány másolatok bekérésének gyakorlata sem megfelelő.
A közösségi portálokon közzétett nyilvános információ munkáltató jogos érdeke alapján ellenőrizhető, amennyiben ezen adatok – érdekmérlegelési tesztben is kimutatva – elengedhetetlenül szükségesek a munkakör betöltéséhez és a pályázók tájékoztatást kapnak erről már az álláshirdetés szövegében. - Az adatkezelés céljáról. A pozíció betöltésére alkalmas személyek kiválasztásán túl külön-külön célként határozható meg a jelentkező újabb álláslehetőséggel való megkeresése és kimutatások készítése (statisztikai cél). Toborzással foglalkozó cégek az ún. agency name check keretében is nyilvántartanak adatokat annak érdekében, hogy kiszűrjék mely személyek pályáztak már az adott pozícióra, illetve az adott munkáltatóhoz. Ez esetben „a pályázók nyilvántartása a recruitment agency ellenőrzés érdekében” adatkezelési céllal az adatkezelési tájékoztatót ki kell egészíteni.
- Az adatkezelés jogalapjáról. A recruitment agency kivételével az adatkezelés jogalapja az érintett önkéntes, előzetes, megfelelő tájékoztatáson alapuló hozzájárulása. A hozzájárulás érvényességének bizonyítása adatkezelő kötelezettsége, így online felületen adott hozzájárulás esetében további adatok tárolására lehet szükség (pl. IP cím). Az agency name check keretében nyilvántartott adatok adatkezelő jogos érdeke alapján kezelhetőek, amelyhez az adatkezelést megelőzően érdekmérlegelési tesztet kell készíteni.
- Az adatkezelés időtartamáról. Főszabály szerint a személyes adatok a lehető legrövidebb ideig, legfeljebb az adatkezelési cél megvalósulásáig tárolhatók. A NAIH vonatkozó állásfoglalása szerint (https://naih.hu/files/2016_11_15_Tajekoztato_munkahelyi_adatkezelesek.pdf) a jelentkezőktől bekért adatokat a sikertelen felvételi eljárás lezárását követően, amennyiben a pályázó nem járul hozzá az adatok további megőrzéséhez, törölni kell. A NAIH álláspontja szerint az a jó gyakorlat, ha a hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kérik a jelentkezőktől, pl. a kiértesítéssel egyidejűleg. A felvételi eljárás lezárulását követően, amennyiben a pályázó a megpályázott pozícióhoz hasonló, újabb állásajánlatot szeretne kapni és hozzájárult adatai további kezeléséhez, célszerű egy ésszerű időtartamot meghatározni az adatok kezelésére, tekintettel arra, hogy a munkakereső személy érdeke minél hamarabb elhelyezkedni. Ez esetben a 6 hónap tárolási időtartam meghatározása reális, amely további hozzájárulás és a pályázó részéről történő adatfrissítést követően 6 hónappal meghosszabbítható. A statisztikai célból gyűjtött adatok kivételesen, az adatkezelési cél elérésének idejétől hosszabb ideig is megőrizhető. Ez esetben a GDPR által előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket kell végrehajtani. Így a kimutatások készítéséhez tárolt adatok, amennyiben azok konkrét természetes személyhez közvetetten sem köthetőek, hosszabb időtartamig (akár 2 évig) tárolhatóak. E követelmény teljesítéséhez a statisztikai adatokat úgy kell tárolni, hogy azokat a természetes személy más adatival ne lehessen összevezetni. Hosszabb tárolási időtartam esetében az érintettet javasolt megkérni adatainak frissítésére az adatok naprakészen tartásához.
- Az adatokat megismerhetők köréről, az adattovábbításról. A pályázókat tájékoztatni kell mindazon személyek köréről, akik a pályázati anyagukat megismerhetik. Ezalatt nemcsak a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkavállalók értendők, hanem alvállalkozók (pl. tárhelyszolgáltató), illetve hatóságok (pl. NAV), akik részére az adatokat továbbítják.
Pályázóként kilépni a munkaerő piacra nehéz feladatokkal jár: önéletrajz megírása, akár több nyelven; motivációs levél elkészítése; felkészülni az állásinterjúra; teszt feladatok megoldása; próbanap. Ezen megpróbáltatások és a jelentkezők helyzetének kiszolgáltatottsága miatt is ésszerű elvárás, hogy a benyújtott pályázatukra kapjanak megfelelő választ, amely hasznos támpontként szolgálhat egy esetleges további jelentkezéshez és visszajelzést nyújt a pályázó számára a felvételi eljáráson történő részvételéről, a döntést befolyásoló tényezőkről.