Ön tudja mi a különbség a hírlevél és a reklám között? A bosszantó, kéretlen üzenetek elkerülése érdekében igyekeztünk összefoglalni a főbb szabályokat.
Hírlevelek küldésére az esetek többségében az érintettek önkéntes, egyértelmű, megfelelő tájékoztatáson alapuló, előzetes hozzájárulása alapján kerülhet sor. Hírlevélre történő feliratkozásánál az adatkezelési tájékoztató megismerését és egy olyan lehetőséget kell biztosítani az érintett számára (pl. bepipálható checkbox), amellyel ki tudja fejezni önkéntes hozzájárulását.
Érvényes hozzájáruláshoz elegendő az érintett nevének és email címének megadása, feleslegesen ne kérjünk be további adatokat. Alapvető szabály, hogy emailben nem lehet hírlevélre történő feliratkozást kérni. Nem kereshetünk meg ismeretlen személyeket emailben küldött hírlevéllel. Ez alól kivételt jelentenek a kapcsolattartásra szolgáló (pl. info@ kezdetű) központi céges email címek, amelyek esetében nem kell előzetes hozzájárulást kérni hírlevél küldésére. Szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy a magánszemélyneve@cegnev.hu már nem tartozik az előbbi kategóriába.
Az érintettek hozzájárulásáról nyilvántartást kell vezetni (hozzájárulás megadásának időpontja, érintett neve, email címe, amennyiben életkora indokolja, születési helye és ideje). A nyilvántartásban rögzített személyes adatok csak a hozzájárulásnak megfelelően, annak visszavonásáig kezelhetőek, és harmadik fél számára főszabály szerint az érintett előzetes hozzájárulásával adhatóak át. Amennyiben az érintett 16. életévét még nem töltötte be, saját nevében hozzájárulást érvényesen nem adhat.
Hírlevélre történő feliratkozáskor az érintettet tájékoztatni szükséges arról, hogy hozzájárulását bármikor, feltételek nélkül visszavonhatja és folyamatosan biztosítani kell számára (pl. a hírlevél láblécében lévő linkre kattintással) a leiratkozás módját. Nem megfelelő az a megoldás, ha a leiratkozási szándékot egy külön űrlapon kell megerősíteni email cím megadásával. A visszavonó nyilatkozat megtételére elektronikus és postai úton is lehetőséget kell adni az érintett számára (hírlevél láblécében postai cím elhelyezése). Ügyeljünk arra, hogy azok az érintettek, akik leiratkoztak hírlevelünkről, ténylegesen törlésre kerüljenek a hírlevél címzettjei közül.
Az Adatvédelmi Hatóság állásfoglalása szerint a hírlevélre feliratkozást nem lehet előny nyújtásához (pl. érintett számára biztosított kedvezmény) kötni, mert így az érintett hozzájárulásának önkéntessége kérdőjeleződik meg, ugyanakkor a szolgáltatás sem korlátozható indokolatlanul. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a hírlevélre feliratkozást lehet ösztönözni különböző többlet szolgáltatások nyújtásával, de a feliratkozás elmaradása nem eredményezheti az érintett szolgáltatásból történő kizárását.
Ügyféltől kapott névjegykártyán szerepelő céges email címre reklám tartalom nélküli hírlevél küldhető. Szolgáltatás minőségének mérésére szolgáló kérdőív az Ügyfél számára jogos érdek jogalap alapján kiküldhető abban az esetben, ha az reklámot nem tartalmaz.
A hírlevelek nem tartalmaznak reklámot, azok jellemzően különböző rendszerüzenetek, visszaigazolások, tájékoztató anyagok. Amennyiben természetes személy címzetteknek kiküldött hírlevélben népszerűsítés és ismertség növelése céljából feltüntetjük a cégünk nevét, az nem hírlevélnek, hanem elektronikus direkt marketingnek (eDM) minősül. Ha a hírlevélben reklámot helyeztünk el, a feliratkozás előtt erről tájékoztassuk az érintetteket és kérjük hozzájárulásukat reklám tartalmú üzenetek küldéséhez. A gazdasági reklám fogalmát a hatóságok tágan értelmezik, ezért rendkívül körültekintően kell eljárnunk.
Természetes személyeknek reklám küldemény (pl. prospektus) hozzájárulás hiányában is küldhető postai úton, ha a feltételek nélküli letiltás lehetősége biztosított (térítésmentes válaszlevél).
eDM esetén egyértelmű tájékoztatást kell nyújtani az érintettnek a kiküldött levél jellegéről (email tárgy mezőjében fel kell tüntetni pl. nyereményjáték), illetve a valós feladó személyéről. Eladásösztönző ajánlat, különösen árengedmény, ajándék vetélkedő, nyereményjáték elküldésekor részletesen kell közölni az érintettel, illetve könnyen hozzáférhetővé kell tenni az igénybevétel- és részvétel feltételeit. Természetes személy érdeklődésének eleget tévő, szerződéskötést megelőző tájékoztatás esetében szerződéses jogalappal kezelendőek a személyes adatok.