Áttekintjük röviden a munkahelyi megbeszélések rögzítésének adatvédelmi megfontolásait, amelyeket feltétlenül szükséges beilleszteni a vállalkozás ügymeneteibe.
Információbiztonsági és üzleti titok védelmének szempontjából a cég belső szabályzatban rögzítheti a megbeszélésekről készült kép- és hanganyag rögzítésének tilalmát. Amennyiben a felvétel készítése indokolt és belső szabályzat nem tartalmaz erre vonatkozóan tiltást, úgy az alábbi adatvédelmi előírásokat szükséges betartani.
A felvételek a GDPR alapján az érintett önkéntes hozzájárulása és munkáltató jogos érdeke alapján kezelhetők. Az Adatvédelmi Hatóság állásfoglalása szerint a koronavírus járvány nem tekinthető olyan közvetlen veszélynek, amely a létfontosságú érdek jogalapot alátámasztaná. Általános adatvédelmi alapelv, hogy a munkavállalók esetében a hozzájárulás önkéntessége a munkaviszony speciális alá-, fölérendeltségéből adódóan nem fogadható el, így az ő esetükben jogos érdek jogalapon tudjuk kezelni az adatokat.
A célhoz kötöttség elve alapján szükséges meghatározni az adatkezelés célját és időtartamát. A cél megvalósulását követően a hanganyagokat törölni kell. A cél nem keverendő össze a jogalappal. Első lépésként megfelelő, valós, konkrét, jogszerű adatkezelési célt válasszunk, amely alapján meghatározhatjuk a jogalapot. Szűk esetkörben – pl. pénzügyi és telekommunikációs szolgáltatók minőségbiztosítása – jogszabály határozza meg a felvételek készítésének szabályait, így a célt és az adatkezelés időtartamát is a jogi szabályozás rendezi.
Biztosítani kell az érintettek GDPR-ban rögzített – hozzáférés, törlés, adathordozhatóság, jogorvoslat – jogait. Ennek megfelelően a hanganyagokat oly módon kell tárolni (pl. metaadatokkal), hogy azok egy esetleges érintetti megkeresés kapcsán visszakereshetőek, azonosíthatóak legyenek.
Elengedhetetlen meghatározni, hogy kik férhetnek hozzá a hanganyagokhoz, illetve azt, hogy azokat kiknek továbbítják. A hozzáférést és az adatok továbbítását a fentiekben írtakkal (érintetti kör, cél, jogalap, időtartam) együtt adatkezelési tájékoztatóban szükséges az érintettek rendelkezésére bocsátani az adatkezelést megelőzően.
Technikai és szervezési intézkedésekkel védeni kell a kezelt adatok bizalmasságát, sértetlenségét (fizikai hozzáférés korlátozásával, jogosultságkezeléssel) a jogosulatlan hozzáférés és kezelés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés (elvesztés) és sérülés (károsodás) ellen.
A meetingek kép- és hanganyagának munkáltató jogos érdeke alapján való kezelése esetében érdekmérlegelési teszt készítése szükséges és biztosítani kell az érintettek tiltakozásának jogát az adatkezelés ellen.
A megbeszélések kép- és hanganyagának az érintettek önkéntes hozzájárulása alapján történő kezeléséhez valamennyi (külső) résztvevő – ideértve a vendég előadókat – előzetes, megfelelő tájékoztatáson alapuló önkéntes hozzájárulása szükséges. A hozzájárulás további feltétele, hogy bármikor, feltételek nélkül visszavonható, így a rögzítésnek kikapcsolhatónak kell lennie, vagy adott felhasználó személyes adatainak kitakarására alkalmas megoldást kell igénybe venni. A meetingek kezdetekor kérni kell az aktuálisan jelen lévő résztvevők hozzájárulását a felvételek készítéséhez, amely hozzájárulásokat javasolt nyilvántartani. Az érintettek hozzájárulására vonatkozó előírások teljesítésekor körültekintően kell eljárni, mert az előírások be nem tartása jogalap nélküli adatkezelést eredményezhet.
Amennyiben az érintettek hozzáférhetnek a hanganyagokhoz az adatkezelési tájékoztatóban ki kell térni a hanganyagok bizalmas kezelésének feltételeire (pl. nem oszthatják meg harmadik személyekkel).